Neustart für Ihre Redaktion: So gelingt der Wechsel des Redaktionssystems sicher
Der Wechsel eines Redaktionssystems ist für viele Unternehmen ein seltener, aber strategisch wichtiger Schritt. Häufig ist er nicht freiwillig – sondern wird durch äußere oder technologische Entwicklungen notwendig. Gleichzeitig bietet ein Systemwechsel die Chance, Prozesse zu modernisieren, Content zukunftssicher aufzubauen und die Technische Redaktion nachhaltig zu stärken. In diesem Beitrag zeigen wir, warum Unternehmen sich derzeit der Herausforderung stellen, ihr CCMS zu wechseln und wie wir diese Umstellung mit einer klaren Methodik so begleiten, dass der Umstieg sicher gelingen.
Warum Unternehmen ihr CCMS wechseln
Strategische Veränderungen beim bisherigen System
Strategische Neuausrichtungen eines CCMS können die langfristige Planungssicherheit ins Schwanken bringen – insbesondere in regulierten Branchen oder bei hohen Anforderungen an IT-Sicherheit und Infrastruktur. Wenn ein Hersteller den On-Premise-Betrieb zugunsten eines Cloud-Abo-Modells aufgibt oder ein Produkt mittelfristig abgekündigt wird, geraten Unternehmen schnell in die Lage, auf veränderte Rahmenbedingungen reagieren zu müssen. Gerade dann wird ein Systemwechsel nicht nur zur Option, sondern zu einer notwendigen Entscheidung für Stabilität und Zukunftsfähigkeit.
Das bestehende System erfüllt aktuelle Anforderungen nicht mehr
Viele Redaktionssysteme wurden vor einem Jahrzehnt (oder länger) eingeführt. Seitdem hat sich viel verändert:
- Mehr Produkte, mehr Varianten, mehr Sprachen
- Neue Anforderungen wie Content Delivery, Digitaler Produktpass, Schnittstellen zu PDM/PLM oder ERP-Systemen
- Erwartungshaltungen an Automatisierung, KI, Workflows
Was früher passte, stößt heute oft an Grenzen – gerade beim Thema Skalierbarkeit und Modularität.
Technologische Basis nicht mehr zukunftsfähig
Wenn ein CCMS auf Technologien basiert, die nicht mehr weiterentwickelt werden, entsteht schnell ein Unternehmensrisiko. Wartung und Betrieb werden unsicherer, Innovationen bleiben aus und Integrationen stoßen an Grenzen. Gerade in Zeiten rasanter technologischer Entwicklungen suchen viele Unternehmen daher eine Plattform, die auch in fünf oder zehn Jahren noch zuverlässig tragfähig ist.
Integration in größere Digitalisierungsprojekte
Oft ist der Systemwechsel eingebettet in größere Vorhaben:
- Vereinheitlichung der Toollandschaft
- Einführung globaler Prozesse
- Ausbau von Content-Delivery-Strategien
Ein CCMS ist dann nicht nur „ein neues Tool“, sondern ein zentraler Baustein der Digitalisierungsstrategie.
Der Projektablauf: Wechseln ohne Risiko
Ein Systemwechsel folgt im Kern derselben strukturierten Methodik wie eine vollständige Neueinführung. Unsere Vorgehensweise haben wir bereits ausführlich im vorherigen Blogpost beschrieben – von der Projektinitialisierung über die Systemkonfiguration bis zum Go-Live. Den zusätzlichen Schritt der Datenmigration möchten wir im Folgenden besonders hervorheben.
Datenmigration – unser Herzstück für einen reibungslosen Systemwechsel
Die Migration bestehender Inhalte ist der zentrale Schritt bei jedem CCMS-Wechsel – und oft der Punkt, der Unternehmen am meisten Sorgen bereitet. Varianten, Metadaten, Übersetzungen, Workflows und Layouts müssen vollständig, konsistent und fehlerfrei in das neue System übernommen werden. Jeder Fehler kann später zu Medienbrüchen, doppelter Arbeit oder Qualitätsverlust führen. Mit der richtigen Herangehensweise lässt sich dieser Prozess jedoch deutlich vereinfachen, sodass der Aufwand überschaubar bleibt. Ein zentraler Punkt dabei ist die bewusste Auswahl der zu migrierenden Inhalte: Nicht alles muss übernommen werden, gerade veraltete oder doppelte Inhalte können gezielt ausgespart oder bereinigt werden. Unser erprobtes Vorgehen – unterstützt von den Expert*innen unseres Solutions- und Consulting-Teams – macht die Migration planbar, transparent und zuverlässig:
- Analyse der Bestandsdaten Wir prüfen sämtliche Inhalte systematisch: Datenmodelle, Modularisierungsgrad, Variantenlogik, Übersetzungsstände, technische Formate, Historien und Workflows. So erhalten Sie und wir ein klares Bild darüber, welche Inhalte übernommen werden sollten und wo Optimierungen möglich sind.
- Gemeinsames Mapping und Strategie Aufbauend auf der Analyse definieren wir die Zielstruktur im SMC: Metadatenmodelle, Publikationsregeln, Varianten- und Sprachlogik. Gleichzeitig prüfen wir, welche Schritte sich teil- oder vollautomatisieren lassen. So sparen Sie Zeit, reduzieren Fehlerquellen und können den Arbeitsaufwand überschaubar halten.
- Automatisierte Migration und Validierung Mit erprobten Tools und Methoden übertragen wir die Inhalte schnell und konsistent. Testpublikationen, Abgleiche mit Fachbereichen und Validierungsläufe stellen sicher, dass alle Inhalte korrekt im neuen System ankommen – inklusive Varianten, Metadaten und Layout-Zuordnungen.
- Qualitätssicherung und Know-how-Transfer Parallel zur Migration unterstützen wir Ihre Teams, sodass Redakteur*innen die neuen Strukturen direkt effizient nutzen können. Praxisnahe Schulungen und begleitende Workshops sorgen dafür, dass Ihr Team nach dem Go-Live sofort produktiv arbeitet.
Unsere Erfahrung macht den Unterschied
Wir haben zahlreiche komplexe Migrationen begleitet – von kleinen Teams bis zu globalen Redaktionslandschaften mit Hunderttausenden Modulen und Varianten. Risiken werden minimiert, Ausfallzeiten reduziert und Ihr Team profitiert sofort vom neuen System.
Wie lange dauert ein Systemwechsel? Kürzer als erwartet!
Durch klare Strukturen, unser eingespieltes Team und methodisches Vorgehen erreichen wir schnelle Produktivität, einen reibungslosen Go-Live, und bereits nach kurzer Zeit spürbare Verbesserungen im Redaktionsalltag.
Bereit für den nächsten Schritt?
Ein Wechsel des Redaktionssystems ist kein kleines Projekt – aber mit der richtigen Methode, unseren erfahrenen Spezialist*innen und einem modernen CCMS wie dem SMC kann er zu einem echten Zukunftssprung werden. Wenn Sie vor einem Systemwechsel stehen oder über einen Umstieg nachdenken, sprechen Sie mit uns! Hier geht’s zum Kontaktformular.