Restart per il tuo team editoriale: come riuscire a cambiare il CCMS in modo sicuro
Il cambio di un CCMS è per molte aziende un passo raro, ma strategicamente importante. Spesso non è una scelta volontaria, ma diventa necessaria a causa di sviluppi esterni o tecnologici. Allo stesso tempo, un cambio di sistema offre l’opportunità di modernizzare i processi, costruire contenuti a prova di futuro e rafforzare in modo sostenibile la documentazione tecnica. In questo articolo mostriamo perché le aziende stanno affrontando la sfida di cambiare il loro CCMS e come accompagniamo questa transizione con una metodologia chiara per garantire un passaggio sicuro e di successo.
Perché le aziende cambiano il loro CCMS
Cambiamenti strategici nel sistema esistente
Le riallineamenti strategici di un CCMS possono influire sulla sicurezza della pianificazione a lungo termine – soprattutto in settori regolamentati o con elevate esigenze di sicurezza IT e infrastruttura. Quando un fornitore abbandona il funzionamento on-premise a favore di un modello di abbonamento cloud o un prodotto viene dismesso a medio termine, le aziende si trovano rapidamente nella situazione di dover reagire a condizioni mutate. In tali casi, il cambio di sistema diventa non solo un’opzione, ma una decisione necessaria per garantire stabilità e sostenibilità futura.
Il sistema esistente non soddisfa più i requisiti attuali
Molti CCMS sono stati implementati più di dieci anni fa (o anche più). Da allora, molto è cambiato:
- Più prodotti, più varianti, più lingue
- Nuove esigenze come content delivery, passaporto digitale del prodotto, interfacce con PDM/PLM o sistemi ERP
- Aspettative su automazione, AI e flussi di lavoro
Ciò che prima funzionava, oggi spesso raggiunge i suoi limiti – soprattutto in termini di scalabilità e modularità.
Basi tecnologiche non più a prova di futuro
Se un CCMS si basa su tecnologie non più sviluppate, diventa rapidamente un rischio per l’azienda. Manutenzione e gestione diventano meno sicure, le innovazioni rallentano e le integrazioni raggiungono dei limiti. In tempi di rapido sviluppo tecnologico, molte aziende cercano quindi una piattaforma affidabile e sostenibile anche tra cinque o dieci anni.
Integrazione in progetti di digitalizzazione più ampi
Spesso, il cambio di sistema fa parte di iniziative più ampie:
- Standardizzazione del parco strumenti
- Implementazione di processi globali
- Espansione delle strategie di content delivery
Un CCMS diventa quindi non solo “un nuovo strumento”, ma un elemento centrale della strategia di digitalizzazione.
Processo di progetto: cambiare senza rischi
Un cambio di sistema segue la stessa metodologia strutturata di una completa implementazione. Il nostro approccio è stato descritto dettagliatamente nel precedente post del blog – dall’inizio del progetto alla configurazione del sistema fino al go-live. Vorremmo evidenziare in particolare il passo aggiuntivo della migrazione dei dati.
Migrazione dei dati – il nostro punto centrale per un cambio di sistema senza intoppi
La migrazione dei contenuti esistenti è il passo centrale in ogni cambio di CCMS – e spesso quello che preoccupa maggiormente le aziende. Varianti, metadati, traduzioni, flussi di lavoro e layout devono essere trasferiti completamente, in modo coerente e senza errori nel nuovo sistema. Ogni errore può in seguito causare interruzioni nei media, lavoro duplicato o perdita di qualità. Con il giusto approccio, questo processo può essere notevolmente semplificato, mantenendo l’impegno gestibile. Un punto chiave è la selezione consapevole dei contenuti da migrare: non tutto deve essere trasferito, i contenuti obsoleti o duplicati possono essere esclusi o puliti in modo mirato.
Il nostro approccio collaudato – supportato dagli esperti dei nostri team Solutions e Consulting – rende la migrazione pianificabile, trasparente e affidabile:
- Analisi dei dati esistenti Esaminiamo sistematicamente tutti i contenuti: modelli di dati, grado di modularizzazione, logica delle varianti, stato delle traduzioni, formati tecnici, storici e flussi di lavoro. In questo modo, voi e noi abbiamo un quadro chiaro di quali contenuti dovrebbero essere trasferiti e dove sono possibili ottimizzazioni.
- Mapping e strategia congiunti Sulla base dell’analisi, definiamo la struttura target nel CCMS: modelli di metadati, regole di pubblicazione, logica delle varianti e delle lingue. Allo stesso tempo, verifichiamo quali passaggi possono essere parzialmente o completamente automatizzati. Così si risparmia tempo, si riducono gli errori e il carico di lavoro rimane gestibile.
- Migrazione e validazione automatizzate Con strumenti e metodi collaudati trasferiamo i contenuti in modo rapido e coerente. Test di pubblicazione, confronti con i dipartimenti e cicli di validazione assicurano che tutti i contenuti arrivino correttamente nel nuovo sistema – comprese varianti, metadati e assegnazioni di layout.
- Assicurazione della qualità e trasferimento di know-how Parallelamente alla migrazione supportiamo i vostri team, affinché gli editor possano utilizzare immediatamente le nuove strutture in modo efficiente. Formazioni pratiche e workshop accompagnatori assicurano che il team sia produttivo subito dopo il go-live.
La nostra esperienza fa la differenza
Abbiamo accompagnato numerose migrazioni complesse – da piccoli team a landscape editoriali globali con centinaia di migliaia di moduli e varianti. I rischi vengono minimizzati, i tempi di inattività ridotti e il vostro team beneficia immediatamente del nuovo sistema.
Quanto dura un cambio di sistema? Più breve del previsto!
Grazie a strutture chiare, al nostro team esperto e all’approccio metodico, raggiungiamo produttività rapida, un go-live senza problemi e, già in breve tempo, miglioramenti tangibili nel lavoro quotidiano dell’editoriale.
Pronti per il prossimo passo?
Il cambio di un CCMS non è un piccolo progetto – ma con la metodologia giusta, i nostri specialisti esperti e un CCMS moderno come l’SMC può diventare un vero salto nel futuro. Se state affrontando un cambio di sistema o state pensando a una migrazione, contattateci! Vai al modulo di contatto.